手作業による弊害

手作業による勤怠管理の弊害には、まず時間と労力の消費が挙げられます。給与計算や出勤管理などをExcelといったツールで行うと、入力ミスが起きる懸念があります。これにより、正確な人事評価や労働時間の管理が難しくなるという問題が生じます。また、手作業による勤怠管理は労働時間の把握が困難となり、法令遵守（コンプライアンス）の観点からも問題があります。労働基準法に基づく労働時間を正しく把握することが難しくなります。

勤怠管理業務の属人化

中小企業では、勤怠管理業務が一定の担当者に依存する「属人化」が見られます。属人化は担当者の休暇や退職時に業務が滞るというリスクを伴います。また、独自の勤怠集計方法や運用ルールが存在する場合、新たな担当者が引き継ぐ際に理解や再現が困難となることもあります。

従業員増加時の管理

従業員数が増えると勤怠管理の負担も増大します。手作業で管理を行っている場合、時間と手間が大幅にかかります。さらに、各従業員の勤務状況を把握することが困難になり、給与計算や人事評価などに影響を及ぼす可能性もあります。

こうした勤怠管理の課題を解決する取り組みとして、勤怠管理システムの導入が選択肢に挙げられます。導入形態のうち、現在主流となっているのがクラウドです。

中小企業向け！クラウド型勤怠管理システムの選び方

クラウド型の勤怠管理システムは、インターネットの技術を活用したシステムを指します。従来は手書きや専用の打刻機を使用した管理が一般的でしたが、クラウド型の場合、スマートフォンやパソコンから出勤・退勤を登録可能です。データはクラウド上に保存されるため、場所を問わずリアルタイムで勤怠情報の確認と管理が行えます。

会社の規模に合わせたコスト

クラウド型勤怠管理システムの導入においては、会社の規模に合わせたコストを考慮することが選定基準の一つです。中小企業の場合、大企業と比べて予算が限られていることが多いため、コストパフォーマンスの良いシステム選びが求められます。

具体的には以下の点を考慮します。

• 初期費用…導入時にかかるシステム構築費用やトレーニング費用などを確認しましょう。
• 月額費用…従業員数に応じて変動する場合が多いです。システムのスケーラビリティを確認し、会社の規模拡大に対応できるものを選ぶことをおすすめします。
• メンテナンス費用…システムのアップデートやサポートにかかる費用です。

これらのコスト情報を総合的に判断したうえで、自社の規模や予算にマッチしたシステムを選ぶことが重要です。

従業員にとっての使いやすさ

従業員にとって使いやすいかどうかは重要な選定ポイントです。従業員自身でシステムを使って出勤・退勤を打刻したり、休暇申請を行ったりするため、直感的に操作できることがキーとなります。また、デバイスに左右されずにアクセスできることも求められます。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどでも使えるシステムなら、リモートワークや出張中でも勤怠管理が容易です。

機能の確認

クラウド型勤怠管理システムを選ぶ際のポイントとして、システム機能の確認が挙げられます。必要となる機能には以下が考えられます。

• リアルタイムでの勤怠管理：勤怠情報のリアルタイム集計、最新情報を把握できる機能
• シフト管理：シフト表の作成や変更通知、シフト承認などの管理機能
• 労働時間管理：所定労働時間・残業時間・休憩時間などの計算機能
• 勤怠データの出力：月次や年次といった勤怠データの出力機能

他システムとの連携性

クラウド型勤怠管理システムを導入する際、他システムとの連携性も重要な選定基準となります。例えば、給与計算システムや人事評価システムとの連携が可能な場合、勤怠データを自動で反映させることで、業務の効率化とミスの削減が期待できます。

また、クラウド型ならではの特徴としてリモートでの作業も可能となるため、テレワークなど多様な働き方に対応できます。

より自社に合った勤怠管理システムを導入したい場合は、Webシステムの開発を検討してみてはいかがでしょうか。システムアドバンスは福岡をはじめ全国を対応エリアに、各種Webシステム・ショッピングサイト・ホームページ制作のご依頼を承ります。気になることがございましたら、お気軽にお問い合わせください。